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Acerca de la convocatoria para actualizar el Código General del Proceso, del @I_C_D_P.

Foto del escritor: Juan Pablo Domínguez AnguloJuan Pablo Domínguez Angulo

Actualizado: 2 mar 2022


El día de hoy amanecemos con una noticia tan sencilla como importante, la cual me hizo saltar de la cama este domingo, porque ante la irrupción de la virtualidad, obligada por la pandemia y el Decreto 806 de 2020, es indispensable acometer una actualización del Código General del Proceso que se acompase con las actuales condiciones tecnológicas. De esta manera, el Instituto Colombiano de Derecho Procesal, bajo la dirección de su presidente, el Dr. Ulises Canosa Suarez, convoca a participar próximamente de un proyecto de actualización del Código.

De esta manera, aunque sé que el Instituto Colombiano de Derecho Procesal abrirá un espacio formal para aportar a la actualización mencionada, no quiero dejar pasar la oportunidad para ambientar esta propuesta a través de las redes sociales, con algunas observaciones que desde mi punto de vista lucen importantes.


De entrada, en mi consideración, en este momento histórico es fundamental entrar a reformar la Sección Segunda del Libro Segundo, en especial en lo que tiene que ver con el uso de las tecnologías, las firmas, la actuación judicial en general, las audiencias, la presentación de memoriales, los traslados, las comunicaciones, las copias y desgloses y, especialmente, el expediente judicial. En seguida de ello, otro aspecto que debe ser impactado, también, por el acogimiento de un verdadero expediente digital, es el sistema de notificaciones usado por el Código General del Proceso. Por último, al respecto de la prueba documental también debieran darse ciertos ajustes.


En otras palabras, obligados por la reforma a la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, y entendiendo al expediente como una herramienta de trabajo colaborativo, considero indispensable hacer la reforma de estos aspectos tomando como centro al expediente digital, elemento alrededor del cual deben girar los otros aspectos. Así:


1. Acerca del expediente.


Como se señaló, el expediente debiera ser visto como una herramienta de trabajo colaborativo a la cual, bajo su propia responsabilidad, los sujetos procesales añaden piezas, las cuales tendrán los efectos legales que a cada una corresponda, actuaciones que automáticamente deben generar respuestas por parte del expediente digital, acompasadas a su significado.


Es decir, no es suficiente ni aprovecha la tecnología actual, que el artículo 103 del CGP mencione que será posible usar tecnologías de la información, y que se podrán usar mensajes de datos para las notificaciones y comunicaciones del juzgado. Actualmente las herramientas tecnológicas son mucho más que un correo electrónico, y de ello debe ser consciente el legislador. De esta manera, de la mano de entender al expediente digital como centro de esta cuestión, se pueden sugerir las siguientes reformas.


2. Acerca de las firmas.


De esta forma, teniendo un expediente digital robusto tecnológicamente, no es necesario que se siga hablando de firmas, al menos de la manera tradicional.


Lo que debiera existir, es un usuario, tanto del juez como de las partes, desde el cual añadir piezas procesales al expediente, piezas que no necesitan de una firma porque se sobreentiende que cuando la pieza procesal es añadida por un usuario vinculado al expediente digital, eso ya suscribe esa pieza por parte de ese usuario.


En otras palabras, en lo que se debería trabajar es en la seguridad electrónica del uso de esos usuarios. Por parte del juez, por ejemplo, actualmente hay sistemas tecnológicos que protegen bastante bien el acceso a un usuario, normalmente en tres pasos: 1. Se otorga una clave, que es lo tradicional. 2. Se asignan métodos de doble autenticación, normalmente con el celular del usuario. Y 3. Hay llaves físicas de acceso al usuario, que están compuestas de una USB que es necesario conectar al ordenador para que se puedan usar los otros dos métodos.


En el caso de los abogados, estos debieran tener un usuario único para su intervención en todos los asuntos de la Rama Judicial, con los mismos métodos de seguridad antes mencionados, solo que costeados por ellos (en especial la llave física). De esta manera, al entregársele la Tarjeta Profesional a un abogado debiera entregársele el acceso a su usuario, el cual sería la forma de ejercer su derecho de postulación ante los asuntos ventilados en la Rama Judicial. De allí en más, en cada proceso judicial bastaría con vincular ese usuario al expediente digital, para que el abogado pudiese actuar, y las sanciones disciplinarias en contra del abogado, precisamente, tendrían que ver con la suspensión o la anulación de ese usuario.


De esta forma, en conclusión, lo que constituiría la firma de cualquiera de los sujetos procesales vinculados a un expediente digital sería la clave de acceso a su usuario, elemento más que suficiente para garantizar su autenticidad. Cuando un juez, por ejemplo, emita un auto, basta con que lo elabore en su computador y lo suba al expediente digital con su usuario, para que se sobreentienda que está firmado por él, y lo mismo debiera pasar con los abogados y sus memoriales. Ya será responsabilidad de cada usuario, como ocurre con cualquier documento electrónico, vigilar por la seguridad e integridad de sus claves de acceso.


3. Acerca de las audiencias.


A este respecto ya se avanza bastante con el proyecto que busca hacer legislación permanente el Decreto 806 de 2020, y que acentúa el uso de medios virtuales al señalar, en su artículo segundo, que la regla general es la virtualidad, y la presencialidad una excepción. Lo único que resta, es verificar que en la actualización general del CGP no se den pasos atrás en este asunto.


4. Acerca de la presentación y trámite de memoriales.


Este es otro asunto que debe girar en torno al establecimiento de un verdadero expediente digital. Como se señaló previamente, los abogados deberían actuar a través de su usuario electrónico, y esto implicaría que es el mismo abogado el que adiciona al expediente sus memoriales, a través de sus claves de acceso. Esto conlleva a que no debe haber por parte de un secretario ningún desgaste en la clasificación y vinculación a un expediente de un memorial, el secretario tampoco debe dejar constancia de fecha y hora de presentación (eso lo hace el sistema), tampoco debe hacer esfuerzo en la elaboración de un traslado (se explicará adelante), ni el memorial debe ser firmado porque, como se dijo, el uso de un usuario registrado por parte del abogado ya implica la firma de todo lo que se haga desde ese usuario.


5. Acerca de los traslados.


Si se acude a la definición de traslado que ofrece el profesor López Blanco (porque la ley no la ofrece) se puede entender que un traslado es dejar conocer a las otras partes, las peticiones que una de ellas haga en el proceso (López Blanco, H. Código General del Proceso, Parte General. Bogotá: Dupré. 2016. p. 451).


Y este sencillo, pero importante método de publicidad y defensa, no debiera ser usado únicamente para memoriales donde la ley expresamente pida que se dé un traslado, como se ha entendido en muchos juzgados, sino que cualquier petición de un abogado a través de un memorial debiera tener esta formalidad.


Ahora bien, si la preocupación es por el tiempo que pudiera perderse en la generación de traslados, la solución es el mismo expediente digital: todo elemento que sea agregado por uno cualquiera de los sujetos procesales debiera generar una alerta automática a todos los usuarios, con fines de notificación y traslado.


Ningún trabajo secretarial debiera subsistir a este respecto, si se impone el expediente digital. Así, si es el juez el que añade una providencia judicial, el sistema debiera generar la alerta automática y con ello quedar notificada tal providencia, y si es un abogado el que añade un memorial, el sistema debiera también generar una alerta automática, y con ello quedar hecho el traslado inmediatamente.


Y si preocupa que un abogado use abusivamente este derecho de agregar elementos al expediente, es muy sencillo recordar que los jueces tienen facultades disciplinarias dentro del proceso para controlar esa actuación, actuación que no solo se presenta porque haya una justicia digital y esta facultad que propongo, sino que los abogados usan su derecho de allegar memoriales abusivamente en la actualidad, por lo que la situación no es muy distinta a lo que ya sucede.


6. Acerca de las comunicaciones.


Por lo tanto, el anacrónico sistema del uso del correo electrónico por parte de los juzgados debe ser usado donde realmente se amerita: en las comunicaciones hacia afuera del juzgado y, asimismo, esta debe ser la vía de comunicación para los sujetos que no tienen ius postulandi, pero que necesitan hacerle saber cuestiones al juzgado, como cuando un banco necesita allegar al juzgado su respuesta a un embargo que el juez comunicó por este medio.


7. Copias y desgloses.


Otro asunto que no tiene ningún sentido que subsista, es lo correspondiente a la forma de obtener copias y desgloses.


Por parte de las copias, porque todo abogado medianamente diligente debiera guardar copia del entero expediente en su ordenador, lo cual incluso los sistemas informáticos lo hacen automáticamente, cuando se instala una aplicación que permita sincronizar los datos que reposen en la nube con los datos del computador personal. Por lo tanto, cuando se desarrolle el expediente digital debería tenerse en cuenta que debe facilitársele esta opción a los abogados.


De esta forma, en caso de ataques cibernéticos o pérdidas de información, la reconstrucción del expediente resulta sumamente sencilla, y en la práctica los computadores personales de los abogados sirven como sistema de respaldo o backup.


Y en cuanto a los desgloses, tampoco será necesario una norma al respecto, salvo en el específico aspecto de documentos que deban entregarse en físico, como se comentará adelante.


8. Acerca de las notificaciones.


A este respecto, como con la presentación de la demanda o los poderes, mucho es lo que ya se avanzó por parte del Decreto 806 de 2020, especialmente en el asunto de las notificaciones personales. Sin embargo, otros aspectos de estas también deben ser afectados por un uso real de las tecnologías de la comunicación y la imposición de un verdadero expediente digital.


Especialmente, la regulación de la notificación por estado es algo que luce absolutamente descolocado en medio de las tecnologías actuales. Tal notificación, como se indicó, no debiera necesitar de la intervención de jueces o secretarios. Simplemente, con la adición de un elemento al expediente digital por parte del juez, el cual se pronuncia a través de providencias judiciales, el sistema debiera generar inmediatamente la alerta a todos los usuarios vinculados al expediente, y de esa manera lograr la notificación. Esta actuación, absolutamente mecánica, no debiera implicar publicaciones (físicas o digitales), firmas, impresiones, o envíos por correo electrónico por parte del secretario, sino que el expediente digital debiera hacer ello de manera automática e inmediata, dejando la posibilidad para el juez de que exceptúe esa regla general cuando, por ejemplo, se deban notificar providencias que impongan medidas cautelares, providencias que se tienen que notificar únicamente al que las solicitó.


9. Acerca de los excepcionales documentos que deben entregarse en físico, y el sistema de archivo de documentos.


Sobre este específico punto, profundos son los cambios prácticos que impone un expediente digital. Para nadie es un secreto que la actividad de archivo y clasificación es una tarea sumamente dispendiosa, que ocupa mucho tiempo, esfuerzo y lugares físicos de archivo. Sin embargo, con un expediente digital, todo ello debe cambiar profundamente.


En primera medida, ningún documento debiera entregarse físicamente. La única versión admisible de un documento dentro de un expediente digital debería ser su copia electrónica. Sin embargo, es obvio que algunas excepciones deben haber a este respecto.


En primera medida, si un documento es tachado de falso, este debe ser entregado físicamente, en las oficinas de apoyo judicial para que, posteriormente, sea entregado a cada despacho en particular y así procesar dicha tacha. De esta manera, todos los documentos que no sean tachados de falsos jamás entraran a engrosar archivos físicos, haciendo innecesarias todas las tareas y esfuerzos que ello implica.


En segunda medida, los otros documentos que, necesariamente, deben reposar en físico en un juzgado, son los títulos valores. A este respecto, soy consciente de que existe alguna discusión sobre el punto, pero considero que los títulos valores son una clase de documento muy especial, que hace necesario que reposen en físico. Esto porque: 1. Es de recordar, como lo señala el Código de Comercio, que los títulos valores no son documentos, sino bienes mercantiles. Su naturaleza es muy especial y convoca a tener en cuenta que su versión física es muy importante. 2. Recuérdese que los títulos valores tienen la vocación de circular, por lo que si no reposan físicamente en el expediente su circulación seguiría libre, generando más problemas y deudas. Y 3. Recuérdese que cuando un acreedor paga, por la misma razón antes anotada, tiene derecho a que le devuelvan el título para evitar que circule y que le intenten cobrar ese mismo título otros endosatarios o tenedores legítimos.


De esta manera, salvo documentos que sean tachados de falsos o títulos valores, no debiera reposar físicamente ningún documento en un despacho judicial, aportando esto grandemente al problema de archivo y espacio.


10. Descentralización de la Rama Judicial.


Todo esto conlleva, incluso, una subsiguiente ventaja. Ya no es necesario que existan y se mantengan costosos edificios que alberguen muchos despachos judiciales. O, directamente, puede desarrollarse el teletrabajo, o si es necesario oficinas físicas, estas pueden ubicarse en cualquier local disponible, de manera descentralizada, cerca del hogar de jueces y empleados de la Rama Judicial seleccionados para trabajar en un juzgado según su lugar de residencia, lo que ahorra los gigantescos costos de establecer sedes judiciales centralizadas que consumen edificios enteros en lugares costosos de las cuidades.


Por su parte, como ya comenté en otra ocasión, esto hace surgir una nueva oportunidad. Todos esos edificios que actualmente se usan por la Rama Judicial pudieran ser usados para un propósito más noble. Pudieran ser centros en donde se le preste asistencia a los ciudadanos para que puedan acceder a los medios tecnológicos, como computadores y señal, en caso de no tenerlos por su cuenta.


De esta manera, además, otra cuestión se soluciona: una de las debilidades que tiene la virtualidad es que facilita la manipulación de testigos y partes por los abogados que, por ejemplo, desconectan el suministro de internet a conveniencia, cuando surgen preguntas incómodas, o directamente les señalan qué decir. Estas personas debieran ser convocadas a las sedes de la Rama Judicial para que estas pruebas se practiquen en un medio controlado por la Rama, como ese, y se corte de tajo con estas prácticas, obviamente, en los casos en los que el juez lo considere conveniente.


Con estas estrategias se escucha la vos de quienes legítimamente tienen reservas en contra de la virtualidad, suministrando una solución para personas sin recursos y acceso a medios virtuales, y asimismo se escuchan las preocupaciones acerca de esos específicos medios de prueba.


11. Técnica legislativa.


Por su parte, un aspecto que me parece imprescindible, es que cualquier análisis de esta reforma no puede hacerse sino es de la mano de los conocimientos de los técnicos en las tecnologías de la información. Solo estas personas pueden conceptuar acerca de cuáles son las reales capacidades y posibilidades de los elementos técnicos que soportarían estos cambios, y el legislador debe ser consciente de ello para poder legislar según el contexto tecnológico, económico y, en definitiva, real de la administración de justicia.


12. Conclusiones.


De esta manera, se entiende la muy buena intención del legislador de 2012, de querer conservar la redacción de una obra tan maravillosa como el Código de Procedimiento Civil, que fue una de las cumbres intelectuales de maestros tan gigantes como Morales Molina, Devis Echandía, Rocha u otros. Sin embargo, en medio de las actuales condiciones tecnológicas, no es suficiente con que el artículo 103 del CGP promueva el uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones porque, necesariamente, su uso hace indispensable hacer reformas de fondo al Código General del Proceso que implican cambiar redacciones propias del siglo pasado, las cuales no podían prever cómo se desarrollaría la tecnología.


Así, saludo y felicito la muy buena iniciativa del Instituto Colombiano de Derecho Procesal, y me uno a ella a través de estos comentarios, que buscan fomentar la necesaria discusión al respecto de la actualización propuesta.

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